So können Sie Konferenzen/ Webmeetings im Konferenzmodul anlegen und planen

Starten Sie das Konferenzmodul, wählen Sie ihre Lizenz und klicken Sie auf den Button „verwalten“.

Sie erhalten eine Übersicht über ihre gebuchten Kapazitäten.

Es werden alle

• aktiven Konferenzen, d.h. diese finden gerade statt oder sind für die Zukunft geplant und
• abgelaufenen Konferenzen – diese haben bereits stattgefunden und/oder die geplante Zeit liegt in der Vergangenheit

angezeigt.

1. So planen Sie ein neues Webmeeting

Unter + Webmeeting erstellen können Sie eine neue Veranstaltung anlegen und planen.

• Sie müssen mindestens einen *Namen für das Webmeeting angeben und
• den geplanten *Start und das *Ende des Meetings definieren.

*Dies Angaben sind notwendig, um die gebuchte Leistung absichern zu können, da abhängig von der Lizenz nur eine bestimmte Anzahl von Webmeetings gleichzeitig stattfinden können.

2. Konferenz-Einstellungen

Ihnen stehen zahlreiche weitere Einstellungsoptionen zur Verfügung. 

Um die Einstellungen eines bereits bestehenden Webmeetings nachträglich zu bearbeiten, klicken Sie in der entsprechenden Kachel auf das Zahnradsymbol.

• Zusätzlich können Sie einen Text für eine Bannernachricht eingeben.
• öffentlicher Begrüßungstext: Dieser erscheint im öffentlichen Chat als Begrüßung.
• Unter Weiterleitungs-URL können sie URLs hinterlegen,  beispielsweise direkt zu einer Umfrage zur Evaluation der Veranstaltung, dort werden Nutzer:innen nach Verlassen der Konferenz hingeleitet

• Unter Maximale Webcam-Teilnehmer legen Sie fest, wie viele Personen gleichzeitig ihre Webcam aktiv teilen dürfen. Diese Begrenzung hilft, die Videoqualität stabil zu halten, vor allem bei begrenzter Bandbreite oder in großen Meetings.
• Mit der Option Maximale Teilnehmendenzahl bestimmen Sie, wie viele Personen insgesamt an dem Meeting teilnehmen dürfen. Erreichen Sie die eingetragene Zahl, können weitere Personen nicht mehr beitreten.

• Aktivieren Sie die Option Aufzeichnung automatisch starten, startet die Aufzeichnung des Meetings automatisch, sobald das Meeting beginnt. Diese Einstellung stellt sicher, dass nichts verpasst wird, selbst wenn niemand daran denkt, die Aufnahme manuell zu starten. 
  Möchten Sie den Aufnahmebeginn lieber manuell kontrollieren (z. B. erst nach einer Begrüßungsrunde), lassen Sie diese Option deaktiviert.
• Die Einstellung Aufzeichnung aktivieren entscheidet, ob das Meeting überhaupt aufgezeichnet werden kann. Ist „Aufzeichnung aktivieren“eingeschaltet, kann die Sitzung aufgenommen werden – es erscheint dann im Meeting der Aufzeichnen-Button und das Meeting kann aufgezeichnet werden. Deaktivieren Sie diese Option, ist keine Aufzeichnung möglich.
• Wenn Teilnehmer:innen dürfen Aufzeichnung starten/stoppen aktiviert ist, können auch normale Teilnehmer*innen (ohne Moderationsrechte) die Aufzeichnung starten oder stoppen.
• Wenn die Einstellung Teilnehmer:innen über laufende Aufzeichnung informieren aktiv ist, werden alle Teilnehmenden deutlich darauf hingewiesen, sobald das Meeting aufgezeichnet wird. 
  Wenn Sie die Option deaktivieren, erfolgt keine automatische Benachrichtigung im Meeting über die laufende Aufnahme – die Aufnahme läuft dann im Hintergrund, ohne dass das System einen Hinweis anzeigt.
• Teilnehmer beim Betreten stummschalten
  Ist diese Option aktiviert, werden alle Teilnehmer*innen automatisch stummgeschaltet, sobald sie dem Meeting beitreten. Die Teilnehmenden können ihr Mikrofon bei Bedarf natürlich selbst einschalten, um etwas zu sagen. Besonders in größeren Meetings oder Vorträgen ist diese Funktion nützlich, damit es zu Beginn ruhig bleibt und nicht jeder eintretende Ton hörbar ist.
• Wenn Sie die Option Nur Moderator:innen dürfen Webcams teilen einschalten, können ausschließlich Moderator*innen ihre Webcam im Meeting übertragen.
• Meeting endet automatisch ohne Moderator:in
  Diese Option sorgt dafür, dass das Meeting automatisch beendet wird, sobald keine Moderatorin mehr im Raum ist. Verlässt der/die letzte Moderator*in die Konferenz, läuft das Meeting nicht unbegrenzt weiter, sondern schließt sich nach kurzer Zeit von selbst. Alle übrigen Teilnehmer würden dann aus dem Raum entfernt.
  Wenn Sie möchten, dass Teilnehmer auch ohne Moderator noch im Raum bleiben können (z. B. für informelle Nachgespräche), sollten Sie diese Option deaktivieren.
• Ist die Option Benutzernamen in BBB anzeigen deaktiviert, werden die Namen nicht offen angezeigt. 

3. Funktionen für Teilnehmende

Die Einstellungen zum Gastzugang bestimmen, wie Personen ohne Plattform-Account dem Meeting beitreten dürfen. Wählen Sie im Dropdown-Menü eine Option :

• Immer erlauben: Jeder Gast mit dem Meeting-Link darf ohne Einschränkung beitreten.
• Moderator:in muss freigeben: Gäste können den Meeting-Raum zwar ansteuern, gelangen aber nicht sofort hinein. Es wird ein Wartebereich vorgeschaltet, so dass die Teilnehmer durch den Moderator freigegeben werden müssen, bevor der Raum betreten werden kann.
• Immer ablehnen: Gäste werden grundsätzlich abgewiesen. Nur registrierte Nutzer*innen bzw. eingeladene Personen mit Account dürfen dem Meeting beitreten. Wählt man diese Option, können externe Personen selbst mit dem Link nicht teilnehmen.

Sie können bestimmte Funktionen gezielt für normale Teilnehmer*innen ausschalten. Dies gibt Moderator*innen mehr Kontrolle über das Meeting. Folgende Optionen stehen zur Verfügung, um Teilnehmer-Funktionen zu sperren:

• Kamera für Teilnehmende deaktivieren: 
  Ist diese Option aktiv, können Teilnehmer*innen ihre Webcam nicht einschalten.
• Mikrofon für Teilnehmende deaktivieren: 
  Wenn eingeschaltet, können Teilnehmer*innen ihr Mikro nicht aktivieren. Moderator*innen könnten einzelnen Personen bei Bedarf das Wort erteilen, aber grundsätzlich sind alle außer den Moderatoren stummgeschaltet.
• Private Chats deaktivieren: 
  Mit dieser Option verhindern Sie, dass Teilnehmer*innen untereinander private Nachrichten schreiben.
  Dies ist hilfreich in prüfungsähnlichen Settings oder Webinaren, wo Ablenkung minimiert werden soll.
• Öffentlichen Chat deaktivieren: 
  Ist diese Einstellung aktiv, wird der allgemeine Chat für Teilnehmer*innen gesperrt. 
• Notizen deaktivieren: 
  Wenn Sie diese Option aktivieren, haben Teilnehmende keinen Zugriff auf das geteilte Notizfeld im BigBlueButton.
• Layout sperren: 
  Diese Option sorgt dafür, dass Teilnehmer*innen die Anordnung der Konferenzoberfläche nicht verändern können. Sie stellen sicher, dass alle einheitlich die von den Moderatoren vorgegebene Ansicht sehen. 

5. Referent:innen hinzufügen

• Referent:innen: 
  Hier können Sie E-Mail-Adressen der Referenten angeben oder aus der Dropdown-Listeauswählen, die die Konferenz über den Referentenlink starten können. Dazu benötigen diese kein Login in die Plattform.
  Jede hinzugefügte Person wird als Referent dem Meeting zugeordnet, was bedeutet, dass sie Moderationsrechte im Meeting erhält.
• Referent:innen können wieder aus der Liste entfernt werden, indem Sie auf das Kreuz klicken.

5. Bestätigen und Speichern

Bestätigen Sie ihre Angaben und Einstellungen zur Konferenz durch Klick auf den grünen Button „Bestätigen“ ganz unten rechts in der Eingabemaske.

Die Konferenz wird angelegt und anschließend in der Übersicht angezeigt. Dies nimmt eine kurze Zeit in Anspruch. Beachten sie dazu den blauen Fortschrittsbalken im Browser.